02.03.2018
Karsten Nölling

Coworking kein temporärer Trend

Modernes Arbeiten fängt bei der Infrastruktur an

Karsten Nölling, CEO, KIWI.KI GmbH im Gespräch mit Christian Tackenberg, Projektleiter Heuer Dialog GmbH.

1. Herr Nölling, ich steige mal provokant ein: Was bitte hat KIWI mit Coworking zu tun?

Sehr viel. KIWI ist das elektronische Schließsystem ursprünglich für Wohnimmobilien. Aber nicht nur der Wohnungswirtschaft bietet KIWI Vorteile. Coworking-Anbieter haben hohe Ansprüche an ihre Schlüsselverwaltung und mit Herausforderungen zu kämpfen, denen herkömmliche Schließsysteme nicht gerecht werden. Und hier kommt KIWI ins Spiel. Insbesondere Managern von Coworking-Spaces erleichtert KIWI den Arbeitsalltag. Das Schlüsselmanagement von Arbeitsplätzen mit hoher Fluktuationsrate bietet Potential für Chaos und Unsicherheit. Schlüssel, die kopiert oder verloren werden gefährden die Gebäudesicherheit. KIWI verzichtet auf den Metallschlüssel und räumt dieses Sicherheitsrisiko aus der Welt. Stattdessen wird Coworkern ihr Zutrittsrecht online erteilt. Die Türen öffnen sie entweder berührungslos mit dem KIWI Transponder oder per KIWI App vom Smartphone aus. Zeitraubende Schlüsselübergaben gehören der Vergangenheit an. Endet der Vertrag eines Coworkers, kann ihm in Echtzeit die Zutrittsberechtigung entzogen werden. Dabei ist es egal, wo er oder der Manager sich gerade aufhält. Um das KIWI Portal aufzurufen eignet sich jeder internetfähige Computer.

Auch Termine mit Dienstleistern und Gästen bereiten mit KIWI keine logistischen Schwierigkeiten mehr. Paketboten, die vor verschlossener Tür stehen, kann einfach aus der Ferne geöffnet werden. Gäste können zusätzlich ein temporäres Zutrittsrecht erhalten.

2. Ich dachte, Coworking-Spaces sind von Natur aus digital. Wie funktioniert die Zugangskontrolle dort bisher?

Da Coworking-Spaces mittlerweile oft im Zentrum von Ideengestaltung und Innovation stehen, ist es schwer zu glauben, dass die Vergabe der Zutrittsrechte häufig noch rückständig ist. Bei derart hoher Fluktuation und zahlreichen Coworkern, die 24/7 Zutritt zu ihrem Arbeitsplatz benötigen, kommen mechanische Systeme an ihre Grenzen. Mit jedem Metallschlüssel, der verteilt wird, steigt das Sicherheitsrisiko. Denn genau so funktioniert es in der Regel. Schlüsselübergaben von physischen Schlüsseln, die nach Ablauf der Vertragslaufzeit auch wieder eingesammelt werden müssen und in der Zwischenzeit nicht verloren werden sollten. Dass da Chaos und Unsicherheit vorprogrammiert sind, kann man sich vorstellen. Das Problem wird noch verstärkt, wenn ein Anbieter mehrere Standorte betreibt. Dann kommen die Vorteile von KIWI noch stärker zum Tragen, da von einem Ort aus für alle Büros Zutrittsrechte in Echtzeit vergeben und entzogen werden können.

3. Und im Detail: Wie funktioniert die Zugangskontrolle mit Ihrem System?

Das Management der Zutrittsrechte wird über das Herzstück des KIWI Systems abgewickelt: unser KIWI Portal. Dabei handelt es sich um eine browserbasierte Plattform, in der sämtliche Nutzer mit ihren Rechten jederzeit einsehbar und verwaltbar sind. Zutrittsrechte werden dort erteilt und entzogen, Türen können aus der Ferne geöffnet werden. Für die Nutzer gibt es dann verschiedene Möglichkeiten, wie sie ihr Zutrittsrecht nutzen möchten. Wie das in der Praxis umgesetzt wird, sieht man an den Coworking-Spaces St. Oberholz und Kiez Büro, die KIWI für sich entdeckt haben. Während St. Oberholz auf den KIWI Transponder setzt, wird bei Kiez Büro überwiegend die KIWI App verwendet. Ohne ihr Smartphone gehen die meisten Menschen ohnehin nicht mehr vor die Tür – also wieso nicht gleich die Tür damit öffnen? Auch Dienstleister kommen so schlüssellos herein, ohne zuvor zur Schlüsselübergabe anreisen zu müssen.

Coworking-Spaces stoßen mit der herkömmlichen Schlüsselverwaltung regelmäßig an ihre Grenzen. Verlorene oder nicht zurückgegebene Schlüssel stellten stets ein Problem dar und die Vergabe und das Entziehen der Zutrittsrechte nahm viel Zeit in Anspruch ohne dabei übersichtlich zu sein. Seit der Implementierung von KIWI berichten unsere Kunden viel Positives! Die Nutzer profitieren durch 24/7-Zutritt und brauchen sich über ihren Schlüssel nicht mehr den Kopf zu zerbrechen. Durch den modularen Aufbau des KIWI Systems können neue Nutzer und weitere Türen jederzeit hinzugefügt werden.

4. Was meinen Sie mit modularem Aufbau?

Modernes Arbeiten fängt bei der Infrastruktur an. Wenn ein Schließsystem zwar elektronisch ist und auf den Schlüssel verzichtet, aber kaum erweiterbar ist und einen festen Schließplan erfordert, hat man an Flexibilität nicht viel gewonnen. Daher besteht KIWI aus verschiedenen Komponenten. Türen sind nach der ersten Installation problemlos nachrüstbar und werden einfach integriert. Bereits vergebene Zutrittsrechte können aus der Ferne auf die neuen KIWI Türen ausgedehnt werden, ohne dass Nutzer ihren KIWI Transponder abgeben müssten. Der modulare Aufbau gibt uns also größtmögliche Flexibilität durch stetes Erweitern und Anpassen der Systeme. KIWI wächst mit den Anforderungen des Gebäudes und der Schlüsselverwaltung. Darüber hinaus ist KIWI dank einer offenen API Schnittstelle nahtlos in bestehende Software des Coworking-Anbieters integrierbar. Eine erste Integration wird gerade mit einem Kunden umgesetzt, so dass KIWI dann direkt aus der ERP-Lösung des Kunden genutzt werden kann.

5. Mit Blick auf den Future Real Estate Coworking & Co.: Hand aufs Herz, ist Coworking nur ein Trend oder die Zukunft?

Der Anspruch an Flexibilität im modernen Arbeitsalltag wird immer höher. Der Umschwung, den die Digitalisierung in sämtlichen Branchen bewirkt hat, ermutigt und inspiriert junge, kreative Leute, ihre eigenen Ideen in die Tat umzusetzen. Coworking-Spaces bieten dafür das ideale Konzept, um einen Startpunkt zu finden. Dazu kommen die großen Corporates, die Coworking-Spaces immer stärker nutzen und teilweise langfristig mit ganzen Abteilungen Räume anmieten. Daher bin ich davon überzeugt, dass Coworking kein temporärer Trend ist, der in naher Zukunft lautlos verschwinden wird. Vielmehr handelt es sich um ein Konzept, dass eine Alternative zu bereits etablierten Arbeitsmodellen darstellt. Einige Anbieter erwarten sogar, dass in 2030 bereits über 30% aller Flächen shared spaces sind.

 

Karsten Nölling, Vorsitzender der Geschäftsführung KIWI.KI GmbH

Der Experte für Wohnungswirtschaft Karsten Nölling ist seit September 2016 Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI.KI GmbH. Bereits seit Ende 2014 war er als Vertriebsleiter bei KIWI tätig und Mitglied des Executive Committees. Vor KIWI entwickelte er als Firmengründer einen digitalen Concierge Service für Hotels und war als Head of Operations für das Startup 9flats verantwortlich. Davor war Karsten Nölling Unternehmensberater bei McKinsey & Company und Projektleiter für Lean Manufacturing bei Mercedes-Benz. Bei Twitter ist er zu finden als @KarstenNoelling.

 

Der Autor
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