Zum einen sind diese durch den Markt bedingt, bspw. die aktuell starke Nachfrage in Ballungszentren, zum anderen aber auch durch neue Regulierungen (Bestellerprinzip, kommunale Vorgaben etc.). Das neuste Beispiel der Stadt München verdeutlicht die Vorgaben hinsichtlich fairer Vergabeprozesse: Die neue Richtlinie sieht vor, dass für gewisse Wohnungen nur qualifizierte Interessenten über ein Losverfahren zur Besichtigung eingeladen werden dürfen. Damit wird sichergestellt, dass sich weder Unternehmen noch Mitarbeiter bei der Vergabe angreifbar machen.
Generell kann festgestellt werden, dass durch die beschriebenen Entwicklungen das Thema Digitalisierung in den Fokus der Unternehmen rückt. Es wird vor allem nach Lösungen gesucht, um die Prozesse zu optimieren und die Kundenorientierung zu steigern. Doch gilt es neben den Chancen auch die Risiken zu beachten. Soll eine externe Lösung zum Einsatz kommen, müssen zwingend rechtliche und regulatorische Voraussetzungen geprüft werden.
Eine zentrale Fragestellung beim Datenschutz ist, wer der Eigentümer der Daten ist und ob personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden. Unternehmen sollten stets sicherstellen, dass externe Dienstleister nicht als Intermediäre agieren und das Recht an den personenbezogenen Daten der Interessenten an diese übergeht. Besonders im Hinblick auf die neue EU-Datenschutzgrundverordnung ist dies essentiell. Die rechtlich korrekte Lösung ist die Beauftragung eines Dienstleisters, der ausschließlich das Unternehmen in dessen Auftrag vertritt. Durch eine sogenannte Auftragsdatenverarbeitung wird sichergestellt, dass das jeweilige Unternehmen selbst die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts bleibt.
Neben der rechtlichen Voraussetzung müssen Unternehmen darauf achten, dass die Vermietungsprozesse einheitlich abgebildet werden. Dazu gehört auch, dass die richtigen Daten des Mietinteressenten zum zulässigen Zeitpunkt abgefragt werden und einheitliche Prozesse sowohl für nachfragestarke als auch nachfrageschwache Objekte geeignet sind. Darüber hinaus müssen für kommunale Unternehmen spezifische Vorgaben bei gefördertem Wohnraum abgebildet werden können. Ohne eine flexible und revisionssichere IT-Lösung ist die Umsetzung dieser Vielfalt an Prozessen nahezu unmöglich.
Doch gibt es auch Anbieter, die genau diese Probleme erkannt haben und den Spagat zwischen Standardisierung und Flexibilität meistern. Die Vorteile für die Unternehmen liegen dann oft auf der Hand - es müssen keine eigenen Ressourcen für die Entwicklung komplexer Plattformen aufgebaut werden und im Idealfall lassen sich ausgereifte Lösungen zu niedrigen und variablen Kosten beziehen. Doch Wohnungsunternehmen müssen den Markt genau analysieren und die Produkte miteinander vergleichen. Um Risiken zu vermeiden, sind die wesentlichen Fragestellungen stets zu beantworten:
