Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wird das bisherige Schriftformerfordernis für Gewerbemietverträge auf die Textform umgestellt. Was als Modernisierung gedacht ist, droht in der Praxis das Gegenteil zu bewirken: mehr Unsicherheit bei Vertragsschluss, Nachträgen und laufender Bewirtschaftung – und damit mehr Risiko für Anwältinnen/Anwälte und Asset Manager. Denn die zentralen Probleme der bisherigen Schriftform (fehlerhafte/fehlende Anlagen, unklare Verknüpfungen, spätere „Nebenabreden“) verschwinden nicht, sie verlagern sich lediglich ins Digitale.

Es ist absehbar, dass Gerichte den bislang zur Schriftform entwickelten Grundsatz der Urkundeneinheit sinngemäß auf die Textform übertragen. Auch bei E-Mails und PDFs wird es also darauf ankommen, dass alle wesentlichen Vertragsinhalte vollständig, eindeutig und als einheitliche Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger dokumentiert sind. Es kommen in diesem Zusammenhang jedoch viele Fragen auf. Reicht eine Kette mehrerer E-Mails? Wie muss eine Bezugnahme auf Anlagen aussehen? Was gilt bei nachgeschobenen Plänen oder Verweisen auf externe Dokumente? Solange dazu keine gefestigte Rechtsprechung besteht, bleibt der Missbrauch als Hebel, etwa zur vorzeitigen Kündbarkeit oder zur Neuverhandlung, nicht ausgeschlossen.

Erschwerend kommt hinzu, dass klassische gewillkürte Schriftformklauseln in AGB nach der BGH-Linie nicht geeignet sind, mündliche oder konkludente Individualabreden auszuschließen; Schriftformheilungsklauseln sind ohnehin unwirksam. Diese Logik droht auf Textformklauseln in AGB zu übertragen zu werden. Verlässlichkeit entsteht daher nur über eine qualifizierte, idealerweise individualvertraglich ausgehandelte Textformklausel – flankiert von sauberem Vertrags- und Dokumentenmanagement.

Aus praktischer Sicht kommen daher folgende Empfehlungen zur Risikominimierung in Frage:

· Es sollte individualvertraglich vereinbart werden, dass Begründung, Änderungen, Ergänzungen, Verlängerungen, Optionsausübungen, Mieterhöhungen (Index/Gleitklauseln), Abreden zu Mietgegenstand/Nutzung und auch die Abbedingung der Formklausel nur wirksam sind, wenn sie in Textform erfolgen, ein eindeutig bezeichnetes Vertragswerk (inkl. Datum und Versionsstand) benennen und alle betroffenen Anlagen beifügen. In AGB hat eine solche Klausel nur eingeschränkte Tragweite; individuell ausgehandelt erhöht sie die Rechtssicherheit spürbar.

· Zudem sollten Vorgaben aufgenommen werden, dass Erklärungen in einem zusammenhängenden Textdokument (z.B. ein PDF) erfolgen oder – bei mehreren Dokumenten – eine wechselseitig eindeutige Bezugnahme enthalten müssen; Anlagen sind beizufügen und in einer fortlaufenden Anlagenliste (mit Dateinamen, Datum, optional Hash/Checksumme) zu identifizieren.

· Etwaige Gestaltungsrechte im Mietvertrag sind so fassen, dass sie ohne zusätzliche Einigung wirken (automatische Indexanpassung nach Formel; eindeutige Optionsausübung durch schlichte Erklärung), um vermeidbare neue formbedürftige Abreden zu verhindern.

· Bestandteil des Hauptvertrags sollte sein, das sämtliche Anlagen (inkl. „Anlagen der Anlagen“) abschließend aufgelistet werden. Nachträge müssen dieses Verzeichnis aktualisieren; ohne aktualisierte Liste keine Wirksamkeit der Ergänzung.

· Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für Textform nicht nötig, kann aber (vertraglich als zulässige Textform definiert) zusätzlich Authentizität und Integrität erhöhen.

· Interne Leitlinien für Asset Management und Vermietung (keine Nebenabreden per Kurzmail/Telefon; Form-Checklisten bei jeder Anpassung; Vier-Augen-Prinzip für Nachträge) verbindlich einführen und regelmäßig an die neusten Entwicklungen und Rechtsprechung anpassen.

· Bereits im Bestand ein vollständiges, prüffestes Textform-Dossier pro Mietvertrag vorhalten; so wird das Erwerber- und Refinanzierungsrisiko aus Formzweifeln minimiert und ein etwaiger Exit samt Due Diligence erleichtert.

Die Umstellung auf Textform modernisiert die Form, nicht aber die Fallstricke. Bis zur höchstrichterlichen Klärung hilft nur ein kombiniertes Vorgehen aus (individualvertraglich) qualifizierter Textformklausel und strikt gelebtem Dokumentationsprozess, der Einheitlichkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit in der digitalen Welt tatsächlich sicherstellt.