11.01.2021
Johannes Haas

Persönlicher Rückblick auf das Coronajahr inklusive

Hybrid und virtuell – was bleibt?

Der Start des Impfens hat uns das gegeben, was lange gefehlt hat: Eine echte Perspektive, dass in einigen Monaten wieder Normalität eintreten kann. Zur oft zitierten „neuen Normalität“ werden aber auch langfristig hybride und virtuelle Events gehören.

Als wir Mitte Februar 2020 beim QUO VADIS in Berlin waren, schien die Welt noch in Ordnung. Wieder kamen rund 450 Immobilienprofis zusammen, um über wirtschaftliche, gesellschaftliche und den daraus resultierenden immobilienwirtschaftlichen Entwicklungen zu sprechen. „Corona“ war uns ein Begriff. Aber es war weit weg. Die Schnelligkeit und Härte, mit der es uns treffen würde, haben wir damals nicht vorausgesehen. Nicht im Ansatz. Nur einen Monat später war dann alles ganz anders: Lockdown, Veranstaltungsverbot, Homeoffice. War letzteres problemlos machbar – die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten war bei uns schon lange normal – kam das Veranstaltungs- einem Berufsverbot gleich. Wer sein Geld mit rund 50 Veranstaltungen pro Jahr verdient, der schaut in so einem Moment – auf gut Deutsch gesagt – ziemlich dumm aus der Wäsche. Wie so viele Veranstalter, Gastronomen und zahlreiche weitere Branchen in den letzten Monaten.

Nach einem kurzen Schockmoment wurden schnell die richtigen Weichen gestellt: „Wir müssen virtuell werden!“ Nur rund zwei Wochen nach diesem Entschluss gingen wir mit unserem ersten Digital Talk (Webinar) an den Start. Bis Jahresende 2020 konnten wir über 15.000 Anmeldungen zu rund 75 Digital Talks verbuchen. Fast 20 ursprünglich vor Ort geplante Veranstaltungen konnten hybrid oder rein virtuell durchgeführt werden. Das sind unsere Learnings:

1. Kundennutzen … immer wieder an den Kundennutzen denken

Virtuell ist es wohl noch viel wichtiger, den Teilnehmern echten Nutzen zu bieten. Denn im Gegensatz zu einer Veranstaltung vor Ort, ist die virtuelle Teilnahme mit nur einem Klick beendet. Und warum besuchen Teilnehmer unsere Veranstaltungen? Um spannende Sprecher zu sehen, interessante Themen zu diskutieren und Kontakte zu knüpfen bzw. pflegen.

Zahlreiche Tools bieten bspw. die Möglichkeit, virtuelle Messestände im Corporate Design der Aussteller darzustellen. Teilnehmer müssen … sorry … dürfen diese Stände im digitalen Raum ablaufen. Aber besucht man Messen bzw. Veranstaltungen, um vor Ort schön gebrandete Stände zu sehen? Nein! Man läuft die Stände ab, weil das notwendig ist, um die richtigen Gesprächspartner zu finden. Der Messestand ist dabei Mittel zum Zweck. Virtuell ist dieser Gang aber weder notwendig noch sinnvoll.

Die größte Herausforderung liegt also darin, die Mehrwerte der geplanten Veranstaltungen im Detail zu identifizieren und in die virtuelle Welt zu bringen, ohne die Nachteile mitzunehmen. Die Gestaltung einer virtuellen Veranstaltung darf nicht Selbstzweck sein. Sie muss als Problemlöser dienen.

2. DAS richtige Tool gibt es nicht

Fiel die Entscheidung für das Webinar-Tool noch recht leicht, war die des Veranstaltungstools umso schwerer. Das Angebot ist riesig. Die Preise sind zum Teil erschreckend. Aber schnell wird klar, dass man Abstriche machen muss. Jedes Tool hat Grenzen, sodass eine 80-%ige Deckung der eigenen Vorstellungen schon ein fantastischer Wert ist. Für uns stand fest, dass wir ein Tool brauchen, welches das gesamte Team bedienen kann. Es muss für große und für kleine, für hybride und rein virtuelle Veranstaltungen funktionieren. Es muss begeistern, auf unnötigen Schnickschnack verzichten und die wesentlichen Funktionen im Sinne der Teilnehmer optimal darstellen. Die Entscheidung fiel auf Hopin. Hier wird nicht versucht eine Veranstaltung virtuell nachzubauen. Hier sind die Funktionen auf die Needs der Kunden fokussiert.

3. Veranstaltungen müssen neu gedacht werden

Nicht nur bei der Wahl des Tools, sondern bei der gesamten Umsetzung ist es wichtig, die Veranstaltung neu zu denken. Kurz gesagt: Nicht das Vor-Ort-Event zwanghaft ins Tool quetschen. Sondern schauen, was der virtuelle Kunde möchte und wie das mit Hilfe der Technik angeboten werden kann. Aber auch Kleinigkeiten, wie Anfangs-, End- und Pausenzeiten müssen überdacht werden. Denn eine zweistündige Mittagspause, die vor Ort gerade ausreicht, kann im Netz zu einer gefühlten Ewigkeit werden.

4. Potenziale richtig einschätzen

Dies ist für mich ein sehr wichtiger Punkt, den es zur erfolgreichen Umsetzung zu beachten gilt. Viele Tools bieten unglaubliche Möglichkeiten. Befasst man sich aber näher damit, stellt man häufig fest, dass manche Möglichkeiten zwar toll sind, aber nicht zu Konzept, Zielgruppe oder Veranstaltungsgröße passen.

Das von uns gewählte Tool hat, wie manch andere auch, bspw. die Möglichkeit zum digitalen Business-Speeddating. Klar ist aber, dass – so klasse diese Funktion ist – diese nicht immer eingesetzt werden kann. Denn gehen wir davon aus, dass rund 20 % der Teilnehmer mitmachen, kann das Erlebnis bei kleinen Veranstaltungen schnell ernüchternd werden.

Die Erfahrung zeigt auch, dass je konkreter solche Funktionen in der Agenda eingebunden werden, desto mehr werden sie auch genutzt. „Macht mal in der Pause“ funktioniert nicht. „Wir haben jetzt 30 Minuten Zeit dafür“, zum Beispiel nach der Eröffnung, funktioniert hingegen sehr gut.

„Machbar“ ist daher nicht nur technisch zu prüfen, sondern auch konzeptionell zu hinterfragen.

5. Es gibt unglaublich viele potenzielle Fehlerquellen

Auch wenn es nicht ganz leichtfällt, so muss man sich bei dieser Art Veranstaltung wohl von der Erwartungshaltung einer zu 100 % perfekten Durchführung verabschieden. Wer längere Liveübertragungen im Fernsehen schaut, der stellt schnell fest, dass auch hier einiges „schiefgeht“. Mal wird der falsche Beitrag eingespielt. Mal hat der zugeschaltete Experte schlechten Ton. Mal geht bei der Moderation was schief. All diese Dinge fühlen sich im Orga-Team fürchterlich an. Als Zuschauer fallen sie aber kaum auf, sind lustig oder ganz normal.

Bei hybriden und virtuellen Veranstaltungen ist es in Teilen nicht anders. Plötzlich kommen Aspekte dazu, die man nur bedingt beeinflussen kann. Denn egal wie perfekt das eigene Equipment und die Vorbereitungen sind, egal wie gut die Generalprobe lief, wenn z. B. ein virtuell zugeschalteter Sprecher plötzlich einen Internetausfall hat, muss souverän improvisiert werden. Dann gilt: Keep Calm and Carry On.

6. Die richtigen Partner sind wichtig

Die vielen potenziellen Fehlerquellen, aber auch die Erfahrungen, die man bei jeder Veranstaltung sammelt, zeigen, dass es sich lohnt, auf starke Partner zu setzen. Ein fester Technikpartner, auf den man sich zu 100 % verlassen kann, der seine Erfahrungen aus den eigenen und von anderen Veranstaltungen einbringt, ist unglaublich wertvoll.

7. Die Kosten im Blick behalten

Wenn man das Tool gefunden und bezahlt hat, sind die Kosten der Übertragung eigentlich nicht mehr erschreckend. Eigentlich. Wir unterscheiden bei hybriden zwischen streamingfähigen und nicht-streamingfähigen Veranstaltungen:

Streamingfähige Veranstaltungen sind die, bei denen so oder so unser Technikpartner mit entsprechendem Equipment (Licht, Ton, Mikrofonie, Regie, Video) vor Ort ist. Diese Veranstaltungen sind mit relativ geringem Aufwand und Kosten ins Netz übertragbar.

Anders sieht es bei sehr kleinen Veranstaltungen wie bspw. Workshops aus. Hier muss eine Veranstaltung erstmal streamingfähig gemacht werden, was die Gesamtkosten in die Höhe treiben kann.

Gerade bei rein virtuellen Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, die Technik nicht zu sich zu holen, sondern in ein Streamingstudio zu gehen. Die Infrastruktur in so einem Studio ist optimal, die Transportkosten des Dienstleisters entfallen. Man bekommt also mehr für sein Geld.

8. Kunden erkennen den Wert einer virtuellen Teilnahme

Das Feedback unserer Kunden zeigt, dass die virtuelle Teilnahme sehr große Mehrwerte bringen kann. Denn sie erkennen, dass die besten Marktchancen diejenigen haben, denen es gelingt, auch virtuell Kontakte und Beziehungen zu anderen Unternehmen aufzubauen und aufmerksam auf die eigenen Kompetenzen und Dienstleistungen zu machen. Virtuelle Events bieten dafür neue Möglichkeiten, die über Website und Social Media hinausgehen. Sie schaffen zusätzliche Reichweite.

9. Virtuelle Treffen können persönliche Treffen nie ersetzen

Trotz aller Begeisterung bleibt für mich aber unverändert, dass virtuelle niemals persönliche Treffen vollständig ersetzen können. Wir alle haben in den vergangenen Monaten viel über die virtuellen Möglichkeiten gelernt. Wir alle schätzen sie und wir alle wollen sie nicht mehr missen. Ich bleibe aber davon überzeugt, dass Kreativität und Vertrauen im hohen Maße nur persönlich entstehen können. Doch genau so wenig wie Präsenz, wird auch virtuell „nach Corona“ nicht mehr verschwinden. Beides wird es geben – alle werden wieder rausgehen, aber viele werden das Virtuelle zusätzlich konsumieren.

10. Fazit

Grundsätzlich lässt sich also fast jede Veranstaltung gewinnbringend virtuell durchführen. Doch ein möglicherweise weit hergeholter, aber aus meiner Sicht sehr passender, Vergleich: privates Dating. Oft findet das erste Kennenlernen inzwischen über Dating-Apps und -portale statt. Man kann sich positionieren und erfährt viel in kurzer Zeit und ohne großen Aufwand von seinem Gegenüber. Schnell entsteht jedoch der Wunsch, sich auch persönlich zu treffen. Ohne das eine, wäre das andere nie zustande gekommen. Ähnlich sieht es wohl auch bei der Anbahnung von Geschäften an. Daher bleiben virtuell und vor Ort beruflich wie privat unersetzlich. Voraussetzung ist aber so oder so, dass Technik und Erlebnis bestmöglich gelingen und echte Mehrwerte liefern.

Ich spreche für das gesamte Team, wenn ich sage: Wir freuen uns unheimlich darauf, sie 2021 bei vielen virtuellen und persönlichen Treffen wiederzusehen!

 

Der Autor
Johannes Haas
Leiter Marketing + Kommunikation
Heuer Dialog GmbH