10.09.2020
Yvonne Traxel
Anna Lena Straßer

Was Bienen und Besteller mit einer intelligenten Plattform zu tun haben

Durchbruch für die Digitalisierung von FM-Ausschreibungen

Ein First Mover betritt Neuland in der digitalen Vergabe von FM-Ausschreibungen. Durch ein ausgeklügeltes System ist es nun möglich, auf Knopfdruck an Ausschreibungen teilzunehmen.

Quelle: shutterstock

Heuer Dialog: Wie kam es zu der Gründung von Serthoro GmbH und der Idee zu Beestate®?
Anna Lena Straßer: Die Serthoro GmbH ist eine gemeinsame Gesellschaft der Alpha IC GmbH und der Schweizer Reso Group AG mit Sitz in Bamberg. Das im Jahr 2019 etablierte Unternehmen hat sich zur Aufgabe gemacht, innovative Lösungen rund um Softwareanwendungen, Digitalisierung und IOT-Strukturen für das FM anzubieten. Das erste Produkt der Gesellschaft ist Beestate®.

Ausgangspunkt der Gründung war die Erkenntnis, dass die Digitalisierung von FM-Ausschreibungen ein enormes Potential bietet, um unnötig großen Aufwand in zahlreichen Projekten signifikant zu senken. Dieses Potential – das bei 80% bis 90% aller Immobilien vorhanden ist - erkannten die Geschäftsführer Sebastian Hölzlein und Roger Krieg unter anderem durch ihre langjährigen Erfahrungswerte in analogen Ausschreibungsprozessen. Die Idee mit einer intelligenten Plattform den analogen Prozess in einem vollständig digitalen und standardisierten Prozess abzubilden, um dieses Potential zu heben, war geboren.

Mit Beestate® ist es gelungen eine neutrale und eigenständige Vergabeplattform zu kreieren.

HD: Welche Bedeutung hat der Name Serthoro / Beestate?

ALS: Serthoro ist ein Akronym aus den Vornamen der 4 Gründer: Sebastian, Richard, Thomas und Roger.

Hinter dem Namen Beestate® steht eine Symbolik. Denn die Bienenwaben sind strukturierte Gefäße, die mit Inhalt gefüllt werden. Ähnlich verhält es sich mit den standardisierten Einheitspreisen für FM-Leistungen. Ferner versinnbildlichen die unzähligen Prozesse im Facility Management die vielen fleißigen Bienen. Schließlich bewerkstelligen diese organisiert und zielgerichtet den Beschaffungsprozess.

Unser Produkt lässt sich also mit einem Bienenstaat vergleichen. Es wird nichts gemacht, was nicht gebraucht wird, aber es wird alles gemacht, was gebraucht wird. Und weil dieser Beschaffungsprozess einfach, strukturiert und zielgerichtet ist, verdient unsere Plattform den Namen Beestate.

HD: Was bietet Ihre Plattform Beestate® an?

ALS: Beestate® ist die erste digitale Plattform für den gesamten FM Sourcing-to-Contract-Prozess – von der Anfrage, bis hin zum Letter of Intent.

Bislang ist der FM-Einkauf ein stark fragmentierter und kaum standardisierter Prozess, der auf Besteller- und Dienstleisterseite zu unnötig arbeitsintensiven und wiederkehrenden Tätigkeiten führt, die durch den hohen Individualisierungsgrad bei Ausschreibungen immer wieder anfallen. Mit Beestate® entstand ein Werkzeug, das mit einem standardisierten Prozess und Leistungskatalog in Verbindung mit einem ausgeklügelten Einheitspreis-Model ausgestattet ist. 

Mit der Nutzung der Plattform lassen sich sowohl Zeit als auch Ressourcen sparen: durch den digitalen marktkonformen Ausschreibungs- und Einkaufsprozess, der drei Mal schneller ist als bisher – effizient und ohne an Qualität zu verlieren.  

Über die Plattform lassen sich die besten Dienstleister engagieren. Dies ist möglich durch die feste Verankerung von Qualität bei der Auswahl und Vergabe. Der digitale Prozess steigert die Effizienz auf Seiten der Besteller – vor allem wenn es sich um Standardobjekte handelt – enorm. Trotz all der Standardisierung wird die Flexibilität des Corporates individuelle Leistungsanforderungen zu spezifizieren nicht eingeschränkt. Dank Benchmarking und Experten-Knowhow lassen sich zudem Portfoliostrategien für den Real-Estate-Manager ableiten.

Der Service Provider hat durch die Bepreisung des Einheitspreis-Kataloges, welcher auf standardisierten Leistungsbeschreibungen fußt, die Möglichkeit, quasi auf Knopfdruck an Ausschreibungen teilzunehmen. Durch die Teilnahme an Ausschreibungen über Beestate® spart er aber nicht nur Zeit. Er profitiert außerdem von einem weiteren Vertriebsweg, über den sich neue Aufträge generieren lassen. Gerade im Hinblick auf den Kalkulationsprozess, lassen sich über den digitalen Weg zudem viele Schnittstellen und Fehlerquellen eliminieren.

Neue Module im System zielen darauf ab, zukünftig die Zusammenarbeit von Besteller und Dienstleister über die Vergabeentscheidung hinaus im digitalen Arbeitsraum der Beestate® zu ermöglichen, und somit noch mehr Prozesse im Immobilienmanagement zu digitalisieren.

Durch die Kooperation mit GEFMA steht die Plattform durch den Einsatz branchenakzeptierter Leistungsverzeichnisse und Preisabfragen für Marktkonformität, Neutralität und Partnerschaftlichkeit in der Beschaffung.

HD: Wer sind Ihre Wettbewerber?

ALS: Aktuell ist Beestate® die einzige digitale Plattform auf dem Markt, die den durchgängigen Workflow von der Bieterauswahl bis zum LOI abbilden kann. Wir setzten uns klar von generalistisch geprägten Beschaffungs-Produkten ab, die kaum inhaltliche Qualität und Ausrichtung auf FM-Services im Immobilienbereich haben oder über eine Lieferantendatenbank von mehr als 170 FM-Serviceprovider verfügen. Vergleichbare Ansätze gibt es bis dato nur in den Dienstleistungsbereichen Reinigung und Instandsetzung. Dies scheint uns jedoch zu kurz gegriffen.

HD: Wo sehen Sie das Unternehmen in der Zukunft?

ALS: Mit der Entwicklung von Beestate® sind wir dem Wunsch des Marktes nach nutzerfreundlichen Tools, digitalen Workflows und Effizienzsteigerung gefolgt. Weiterhin sind verschiedene, erweiternde Funktionen, wie zum Beispiel die des „Portfoliomanagement“ in Vorbereitung. Diese ermöglichen beispielsweise den Überblick über das gesamte Portfolio inklusive aller involvierten FM-Dienstleister und können für ein kontinuierliches Monitoring eingesetzt werden.

Durch die Entwicklung von Beestate® als digitale SaaS-Plattform (Software-as-a-Service) sind die technischen Weichen für eine hohe Skalierbarkeit gestellt. Aktuell fokussiert sich Beestate® auf die Markteinführung in Deutschland und das deutschsprachige Ausland. Durch die internationale Vernetzung der Gründer existieren jedoch schon konkrete Bestrebungen für die Nutzung der Plattform in anderen Ländern, wie beispielsweise im osteuropäischen Raum.

In Zeiten von Smart Building, Internet of Things oder Big Data Analysis, wollen wir uns jedoch nicht festlegen, wo das System in ein paar Jahren steht. Es geht uns viel mehr darum, zukünftige Anforderungen gemeinsam mit den adressierten Nutzern zu validieren und nach Bedarf weitere, wertvolle Use Cases abzubilden.

HD: Frau Straußer, vielen Dank für das Gespräch.
Das Interview führte Yvonne Traxel.  Mehr Informationen zu Beestate sowie rund um die Themen Digitalisierung, Asset- und Propertymanagement erhalten Sie bei der Veranstaltung „Future Real Estate Assetmanagement“.

 

Die Autoren
Yvonne Traxel
Senior Projektleiterin
Heuer Dialog GmbH
Anna Lena Straßer
Marketing & Sales
Beestate®