21.04.2018
Brigitte Ehret

Das Label „Top Secret“ erinnert an alte James Bond Filme

Top Secret: Vertragsmanagement und Dokumentation rund um die Immobilie

Geheime Dokumente, mit einem roten Stempel versehen, die in eisernen Tresoren gelagert werden.

Heut­zu­ta­ge lie­gen ver­trau­li­che Un­ter­la­gen oft auf Ser­vern und nicht un­be­dingt im Stahl­schrank. Da­tei­en kön­nen zwar auch mit ent­spre­chen­den Hin­wei­sen als ver­trau­lich klas­si­fi­ziert wer­den, doch die Wei­ter­ga­be auf elek­tro­ni­schem Weg ist kaum zu ver­hin­dern. So­bald ein Do­ku­ment die ge­schütz­te Um­ge­bung ver­lässt, gibt es oft kei­ne Kon­trol­le mehr dar­über, wie es ge­teilt wird oder wer dar­auf zu­grei­fen darf.

 

Es emp­fiehlt sich des­halb, sen­si­ble Do­ku­men­te wie Ver­trags­un­ter­la­gen nur in­ner­halb si­che­rer Da­ten­räu­me zu be­ar­bei­ten. Be­lie­big kom­bi­nier­ba­re Schutz­maß­nah­men er­mög­li­chen ei­ne um­fas­sen­de Do­ku­men­ten­si­cher­heit, die so­gar ei­nen ei­ser­nen Tre­sor über­bie­ten könn­te. Die Un­ver­än­der­bar­keit von Ver­trags­un­ter­la­gen muss je­der­zeit ge­währ­leis­tet wer­den. Ab­ge­se­hen von der Si­cher­heit ana­lo­ger Vor­gän­ge, sind die in­ter­ak­ti­ve Zu­sam­men­ar­beit so­wie die je­der­zei­ti­ge Ver­füg­bar­keit von Un­ter­la­gen ein we­sent­li­cher Vor­teil von vir­tu­el­len Datenräumen.

 

Brain­loop kom­bi­niert Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Funk­tio­nen mit um­fas­sen­den Sicherheitsmaßnahmen.

Hier wer­den sämt­li­che Do­ku­men­te auf dem Ser­ver mit 256-Bit-Ver­schlüs­se­lung ab­ge­legt und vor un­be­fug­tem Zu­griff ge­schützt. Be­vor ein User auf den Da­ten­raum und die dar­auf be­find­li­chen Da­ten zu­grei­fen kann, kommt ei­ne Zwei-Fak­tor-Au­then­ti­fi­zie­rung mit ei­nem zeit­ba­sier­ten TOTP (Time-ba­sed One-Time Pass­word) zum Ein­satz. In­for­ma­ti­on-Rights-Ma­nage­ment-Tech­no­lo­gi­en kon­trol­lie­ren die Nut­zungs­rech­te der ver­schlüs­sel­ten Do­ku­men­te. Hier kön­nen ein­zel­ne Be­rech­ti­gun­gen für das An­zei­gen, Be­ar­bei­ten oder Ko­pie­ren von In­hal­ten für ei­ne be­stimm­te Nut­zer­grup­pe fest­ge­legt werden.

 

Wird der In­halt ei­nes Do­ku­ments ge­än­dert, kommt die Au­to­ver­sio­nie­rung zum Ein­satz. Da­bei spei­chert die Soft­ware bei je­dem Upload und je­der Än­de­rung den In­halt der ak­tu­el­len Do­ku­men­ten­ver­si­on so­fort als neue Ver­si­on und wird „ein­ge­fro­ren“. Für völ­li­ge Un­an­tast­bar­keit, kann das Do­ku­ment auch in den „De­ep-Free­ze“-Mo­dus ge­setzt wer­den. Zu­dem er­hält das Do­ku­ment ei­nen so­ge­nann­ten Fin­ger­print, ei­ne Brain­mark-ID oder ein Was­ser­zei­chen. Das sind op­ti­sche be­zie­hungs­wei­se tech­ni­sche At­tri­bu­te, die die Do­ku­men­ten­ver­si­on ein­deu­tig iden­ti­fi­zie­ren. Al­le Vor­gän­ge im Da­ten­raum wer­den in ei­ner re­vi­si­ons­si­che­ren Pro­to­kol­lie­rung mit Zeit­s­tem­pel er­fasst und sind da­mit im Au­dit-Trail nach­voll­zieh­bar. Die un­ter­schied­li­chen Schutz­stu­fen, wie zum Bei­spiel „streng ver­trau­lich“, wer­den vor­ein­ge­stellt und die Schutz­me­cha­nis­men grei­fen dann au­to­ma­tisch. Be­son­ders im Um­gang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten, ist es gut zu wis­sen, dass Brain­loop DS­G­VO-kon­form ist.

 

Si­che­res Do­ku­men­ten­ma­nage­ment in der Praxis

Die Im­mo­bi­li­en­bran­che un­ter­schei­det zwei An­wen­dungs­sze­na­ri­en: die Pha­se der Trans­ak­ti­on und die Be­wirt­schaf­tung von Objekten.

 

Bei Trans­ak­tio­nen sit­zen al­le In­ter­es­sen­ten an ei­nem vir­tu­el­len Tisch: Mit Brain­loop Deal­Room wer­den den Be­tei­lig­ten die re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen gleich­zei­tig zur Ver­fü­gung ge­stellt. Bie­ter und Be­ra­ter grei­fen ganz ein­fach über den Brow­ser zu. Al­le In­for­ma­tio­nen sind welt­weit ver­füg­bar und vor un­be­fug­tem Zu­griff ge­schützt. Das Re­por­ting er­mög­licht die Trans­pa­renz wäh­rend der Bie­ter­pha­se. Dar­in wird de­tail­liert auf­ge­lis­tet, was mit dem Do­ku­ment wäh­rend der Trans­ak­ti­on ge­sche­hen ist. Der Au­dit-Trail stellt si­cher, dass der Ver­käu­fer die Due Di­li­gence so­gar noch Jah­re spä­ter nach­wei­sen kann.

 

Der zwei­te gro­ße Be­reich – das Be­stands­ma­nage­ment – um­fasst die Be­reit­stel­lung von pro­jekt­be­zo­ge­nen In­for­ma­tio­nen und er­leich­tert die Be­stands­führung von Ge­wer­be­im­mo­bi­li­en. Mit Brain­loop Col­la­bo­ra­tion­Room wer­den al­le Un­ter­la­gen, die in Zu­sam­men­ar­beit mit Sach­ver­stän­di­gen, Pro­per­ty Ma­na­gern, As­set Ma­na­gern, An­wäl­ten und Be­ra­tern ent­ste­hen, on­line ge­spei­chert und ge­pflegt. So kön­nen sich die Kun­den zeit­lich un­ab­hän­gig über den Sta­tus ei­ner Män­gel­be­sei­ti­gung oder ei­nes Gut­ach­tens in­for­mie­ren und des­sen Fort­schritt über­prü­fen und mit­ge­stal­ten. Da­von ab­ge­se­hen kön­nen kom­ple­xe Un­ter­la­gen wie Grund­buch­aus­züge, Bau­be­schrei­bun­gen oder Miet­ver­trä­ge si­cher ab­ge­legt werden.

 

Mit die­sem Mehr­fach-Schutz im Brain­loop Da­ten­raum blei­ben ver­trau­li­che Do­ku­men­te top se­cret – und Sie ha­ben die vol­le Kontrolle.

Die Autorin
Quelle: Brainloop AG
Brigitte Ehret
Sales Director
Brainloop AG
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