Heutzutage liegen vertrauliche Unterlagen oft auf Servern und nicht unbedingt im Stahlschrank. Dateien können zwar auch mit entsprechenden Hinweisen als vertraulich klassifiziert werden, doch die Weitergabe auf elektronischem Weg ist kaum zu verhindern. Sobald ein Dokument die geschützte Umgebung verlässt, gibt es oft keine Kontrolle mehr darüber, wie es geteilt wird oder wer darauf zugreifen darf.

Es empfiehlt sich deshalb, sensible Dokumente wie Vertragsunterlagen nur innerhalb sicherer Datenräume zu bearbeiten. Beliebig kombinierbare Schutzmaßnahmen ermöglichen eine umfassende Dokumentensicherheit, die sogar einen eisernen Tresor überbieten könnte. Die Unveränderbarkeit von Vertragsunterlagen muss jederzeit gewährleistet werden. Abgesehen von der Sicherheit analoger Vorgänge, sind die interaktive Zusammenarbeit sowie die jederzeitige Verfügbarkeit von Unterlagen ein wesentlicher Vorteil von virtuellen Datenräumen.

Brainloop kombiniert Dokumentenmanagement-Funktionen mit umfassenden Sicherheitsmaßnahmen.

Hier werden sämtliche Dokumente auf dem Server mit 256-Bit-Verschlüsselung abgelegt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Bevor ein User auf den Datenraum und die darauf befindlichen Daten zugreifen kann, kommt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einem zeitbasierten TOTP (Time-based One-Time Password) zum Einsatz. Information-Rights-Management-Technologien kontrollieren die Nutzungsrechte der verschlüsselten Dokumente. Hier können einzelne Berechtigungen für das Anzeigen, Bearbeiten oder Kopieren von Inhalten für eine bestimmte Nutzergruppe festgelegt werden.

Wird der Inhalt eines Dokuments geändert, kommt die Autoversionierung zum Einsatz. Dabei speichert die Software bei jedem Upload und jeder Änderung den Inhalt der aktuellen Dokumentenversion sofort als neue Version und wird „eingefroren“. Für völlige Unantastbarkeit, kann das Dokument auch in den „Deep-Freeze“-Modus gesetzt werden. Zudem erhält das Dokument einen sogenannten Fingerprint, eine Brainmark-ID oder ein Wasserzeichen. Das sind optische beziehungsweise technische Attribute, die die Dokumentenversion eindeutig identifizieren. Alle Vorgänge im Datenraum werden in einer revisionssicheren Protokollierung mit Zeitstempel erfasst und sind damit im Audit-Trail nachvollziehbar. Die unterschiedlichen Schutzstufen, wie zum Beispiel „streng vertraulich“, werden voreingestellt und die Schutzmechanismen greifen dann automatisch. Besonders im Umgang mit personenbezogenen Daten, ist es gut zu wissen, dass Brainloop DSGVO-konform ist.

Sicheres Dokumentenmanagement in der Praxis

Die Immobilienbranche unterscheidet zwei Anwendungsszenarien: die Phase der Transaktion und die Bewirtschaftung von Objekten.

Bei Transaktionen sitzen alle Interessenten an einem virtuellen Tisch: Mit Brainloop DealRoom werden den Beteiligten die relevanten Informationen gleichzeitig zur Verfügung gestellt. Bieter und Berater greifen ganz einfach über den Browser zu. Alle Informationen sind weltweit verfügbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Das Reporting ermöglicht die Transparenz während der Bieterphase. Darin wird detailliert aufgelistet, was mit dem Dokument während der Transaktion geschehen ist. Der Audit-Trail stellt sicher, dass der Verkäufer die Due Diligence sogar noch Jahre später nachweisen kann.

Der zweite große Bereich – das Bestandsmanagement – umfasst die Bereitstellung von projektbezogenen Informationen und erleichtert die Bestandsführung von Gewerbeimmobilien. Mit Brainloop CollaborationRoom werden alle Unterlagen, die in Zusammenarbeit mit Sachverständigen, Property Managern, Asset Managern, Anwälten und Beratern entstehen, online gespeichert und gepflegt. So können sich die Kunden zeitlich unabhängig über den Status einer Mängelbeseitigung oder eines Gutachtens informieren und dessen Fortschritt überprüfen und mitgestalten. Davon abgesehen können komplexe Unterlagen wie Grundbuchauszüge, Baubeschreibungen oder Mietverträge sicher abgelegt werden.

Mit diesem Mehrfach-Schutz im Brainloop Datenraum bleiben vertrauliche Dokumente top secret – und Sie haben die volle Kontrolle.