Im Gegensatz zum Vermieter, für den die maximale Fläche das Optimum ist, will der Real Estate Manager natürlich sein Flächenportfolio möglichst klein halten, um die Bilanz seines Unternehmens so wenig wie möglich mit den Flächenkosten zu belasten. Und der Nutzer? Der benötigt effiziente und flexible Flächen bei hoher Qualität, um den Arbeitsprozess und notwendige organisatorische Veränderungen zu unterstützen.

Diese unterschiedlichen Forderungen widersprechen sich scheinbar. Wenn man jedoch den Weg konsequent von der Seite der Nutzung aus betrachtet, ergibt sich die Chance im Rahmen einer Flächenoptimierung, die Widersprüche aufzulösen.

In modernen Arbeitsorganisationen definiert der Nutzer seinen Bedarf primär aus dem Prozess und nicht aus dem Status heraus. Erfolgsfaktoren für die Gestaltung von Büroflächen sind nach Fraunhofer IAO (jedoch) Faktoren wie Informiertheit und Gestaltungsqualität. Für die Gestaltungsqualität ist eine höhere Flächenvielfalt notwendig, als sie ein Zellenbüro mit Flur und Büro-“zellen“ mit offenen und geschlossen Flächen bieten kann.  Ebenso wichtig sind gute technische Lösungen in Bereichen der Akustik (Nachhallzeiten), IT (Datenzugriffe und -projektionen) und Ergonomie (höhenverstellbare Schreibtische, Projektflächen) oder Services (Besprechungsmanagement).

Die Eignung für Kommunikationsarbeit ist einer der wichtigsten Designfaktoren für die Performance. Eine hohe Gestaltungs- und Ausstattungsqualität kann zu Performancesteigerungen von 36% führen (Fraunhofer IAO).

Büros, die diese Anforderungen erfüllen, benötigen nach unseren Erfahrungen nicht mehr als zwölf Quadratmeter NF 2 (nach DIN 277) pro Büroarbeitsplatz. Besprechungs- und Projektflächen, Flächen für Denkerzellen/Think Tanks, Bürotechnik, Meetingpoints mit Teeküchen und Flure sind darin beinhaltet. Nettobauteiltiefen über 13,50 m lassen es zu, dass Mitarbeiter auch in der zweiten Belegungsreihe sitzen. Kommunikatives, teamorientiertes Arbeiten wird erleichtert. Trotz des geringen Flächenbedarfs müssen diese Büros attraktiv und vielfältig gestaltet sein.

Die Einbindung der Mitarbeiter in diesen Optimierungsprozess sollte selbstverständlich sein. Die Betroffenen werden zu Beteiligten, dies sichert die Nutzerakzeptanz. Hierzu ist das notwendige Change Management mit den Maßnahmen wie Kommunikationskonzept und Regelset aktiv zu betreiben.

Real Estate Manager, in deren Unternehmen, sich ein prozess- und nicht ein statusorientiertes Büromodell als Leitbild entwickelt hat, werden traditionelle, primär quadratmeterbasierte und ausschließlich für Zellenbüros optimierte Flächenangebote kritisch betrachten. Sie benötigen Flächen, die gleichzeitig eine größere Flächenwirtschaftlichkeit, -qualität und -flexibilität und Kommunikationsqualität bieten. Eine Untersuchung der DEGI Research fand bereits 2003 heraus, dass 1/3 der Arbeitsplätze flexibel genutzt werden. Damit können sie den Anforderungen von der Nutzerseite und aus Sicht des Unternehmens, nach einer möglichst geringen Bindung von Kapital gerecht werden.

Als Vermieter bzw. Flächenanbieter sollte man konsequent die Nutzungsprozesse voraus denken, um die Zukunftsszenarien für die Nutzer der Flächen zu kennen. Die Definition der Gebäude über virtuelle Nutzerbedarfsprogramme, die für die jeweilige Zielgruppe angepasst werden, und nicht nur über die reine Fläche erlaubt es, Flächengrößen und -zuordnungen präzise zu fassen. Das Verhältnis der NF 1-7 zur BGF sollte mindestens im Bereich von 70% liegen. Dies erfordert meist auch eine Rasteranalyse in Gebäudelängs- und -querrichtung, um die manchmal entscheidenden, unnötigen 3-5% an Fläche zu vermeiden.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren lässt sich mit einer Flächenoptimierung für alle drei Beteiligtengruppen ein Gewinn erzielen. Effizienz beginnt mit einer konsequenten Performanceorientierung auf den Ebenen der Nutzung. Flächenqualitäten und -größen lassen sich daraus ableiten und die nachhaltige Nutzung des Gebäudes absichern.

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